O home office já é realidade em várias empresas, mas diante da preocupação com o avanço do coronavírus (COVID-19), ele se tornou uma questão de responsabilidade social.

Como sabemos que o trabalho remoto ainda não é a realidade de muitas companhias, nós da IPNET decidimos dividir algumas dicas úteis para quem não estava preparado para essa realidade. Contribuindo com um pouco do nosso know-how em facilitar a comunicação, colaboratividade e integração de empresas de diversos seguimentos.

Dica 1: use a tecnologia para viabilizar o home office;

Dica 2: adapte sua rotina e dos seus colaboradores ao mindset digital;

Como sabemos que essa não é tarefa fácil, ainda mais para quem foi pego de surpresa. Vamos compartilhar algumas recomendações neste artigo, que podem te ajudar.

Então, não se esqueça: lave as mãos e confira nossas dicas!

COMO CRIAR UMA INFRAESTRUTURA BÁSICA PARA O TRABALHO REMOTO

Antes de tudo, alinhe as expectativas. Não é possível mudar toda a estrutura e cultura da empresa do dia para a noite. A transformação digital é um processo que demanda um certo tempo, estudo e aculturamento. Dito isso, há sim iniciativas que podem ser tomadas para que você garanta o funcionamento remoto da sua operação e a segurança dos seus colaboradores.

O G Suite, serviço do Google que oferece um pacote completo, é repleto de recursos, que podem ajudar a preparar sua organização, com a certeza que é possível manter a produtividade através do trabalho remoto, garantindo a segurança da informação e colaboração em tempo real dos seus times.

Confira alguns deles a seguir.

COMO MANTER A COMUNICAÇÃO COM O TIME REMOTO

Não ter todo seu time sentado na sala ao lado, definitivamente dificulta a comunicação e a troca de informações importantes. Itens essenciais para a manutenção da produtividade. Mas isso não precisa ser um problema do trabalho no modelo home office.

Existem hoje, diversas ferramentas que podem manter o seu time conectado, mesmo estando longe fisicamente. O G Suite, em particular, oferece duas: o Hangout Chats e o Hangout Meet.

• Hangout Chats: plataformas de mensagens instantâneas, o Hangout Chats pode ser acessado na mesma tela do Gmail. A ferramenta permite a troca de mensagens diretas (apenas entre duas pessoas) ou em grupo. E permite a criação de salas virtuais para o acompanhamento de projetos ao longo do tempo. Hoje o Hangout Chats está disponível em diversos idiomas e aceita até 8000 membros por sala;
• Hangout Meet: permite a realização de videochamadas em grupo sem a necessidade de instalação de plug-ins. Como é totalmente integrado ao G Suite, os integrantes da reunião podem acessar o vídeo chamada através da Agenda Google ou de um convite por e-mail. Além disso, é possível participar através de qualquer dispositivo.

Dica: o Google liberou o acesso gratuito aos recursos avançados do Hangouts Meet para os clientes do G Suite até o dia 1.º de julho de 2020. Não deixe de usar esses recursos a seu favor.

COMPARTILHAMENTO DE ARQUIVOS ON LINE PARA HOME OFFICE

Outra grande preocupação quando se fala em trabalho remoto, é como acessar os arquivos que estão na rede privada da empresa. Afinal, eles são intrinsecamente necessários para o trabalho dos colaboradores e permitir que eles façam cópias dos arquivos, pode não ser muito funcional, muito menos seguro.

Para situações como essa o G Suite oferece o Drive, uma ferramenta que permite o armazenamento, acesso e compartilhamento de diversos tipos de arquivos, tais como: documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários e muito mais.

Melhor ainda, no Drive seus colaboradores podem acessar os arquivos simultaneamente, através de qualquer dispositivo, e editá-los ao mesmo tempo, sem se preocupar em salvar as informações (pois a aplicação faz isso automaticamente).

Mas isso é seguro? Claro que sim! Porém, esse é o assunto do próximo tópico.

SEGURANÇA DOS DADOS E TRABALHO HOME OFFICE, É POSSÍVEL?

Como já adiantamos, sim é possível. E até é mais simples do que muitos imaginam. Isso, é claro, se você contar com um bom serviço de compartilhamento, e com a parceria de uma equipe de suporte com experiência e know-how, que é quem vai garantir que seus dados sejam migrados para a nuvem em segurança.

Com os dados já na nuvem, o G Suite, por exemplo, oferece diversos recursos para garantir a segurança dos seus dados, como, por exemplo:

• Cloud Identity: com essa ferramenta você pode gerenciar seus usuários e a que arquivos eles têm acesso. Ainda é possível definir opções de segurança como: verificação em duas etapas e chaves de segurança;
• Gerenciamento de endpoints: através dele é possível verificar o uso, gerenciar configurações de segurança e limitar o acesso de qualquer dispositivo móvel;

Além disso, ainda é possível limitar os horários em que seus colaboradores terão acesso aos documentos e aplicações. Tudo para poder combinar o melhor do home office com a segurança de ponta do Google.

Agora que você já conheceu as principais aplicações do G Suite, está mais seguro para aderir o trabalho remoto? Se ficou com alguma dúvida, ou quer saber mais sobre alguma das aplicações, entre em contato e conte com a ajuda dos nossos consultores, vamos ter prazer em esclarecer todas as suas questões.