Toda empresa tem um conjunto de dados que é crucial para as suas operações. Para manter todos eles organizados e dentro dos padrões regulatórios e legais do mercado, é importante formular uma política de gestão de documentos que dê ao gestor e aos funcionários mais segurança ao utilizar, compartilhar e editar tais conteúdos.

Para ajudar você a entender como a gestão de documentos deve ser feita e o seu impacto nos resultados do negócio, preparamos o post a seguir. Continue a leitura e veja como essa política pode trazer mais performance para a empresa!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma política voltada para tornar o uso de arquivos mais controlado. Ela centraliza todas as normas da empresa relacionada aos seus dados internos. O seu objetivo principal é evitar riscos e garantir que nenhum vazamento ocorra.

Uma política de gestão de documentos terá como base os seguintes pontos:

• garantir a integridade dos arquivos;
• garantir que os dados sejam acessados pelas pessoas corretas; e
• evitar vazamentos ou modificações não autorizadas.

Como a gestão de documentos pode lhe ajudar?

Uma política de gestão de documentos é fundamental para a empresa ter mais controle no uso e no armazenamento de dados corporativos. Ela organiza todos os processos relacionados à manipulação desses bens, em um conjunto de regras transparente e objetivo. Ao mesmo tempo, regula o modo como cada dado é utilizado ou modificado pelos usuários.

Desse modo, os profissionais podem garantir que todos os registros terão um alto nível de confiabilidade ao serem utilizados. Isso torna a tomada de decisões mais robusta, assim como processos que envolvem a troca de arquivos. Afinal, todos terão a certeza de que os dados não foram violados por terceiros.

Como fazer a gestão de documentos de modo eficaz?

Para fazer a gestão de documentos com qualidade e dentro do padrão do mercado, a empresa deve tomar um conjunto de cuidados, que permitam adaptar as rotinas conforme as regras de compliance internas e leis como a LGPD.

Entre as ações que a companhia pode realizar, podemos apontar as seguintes:

• definir os padrões de organização dos arquivos para tornar o acesso mais fácil;
• ter uma política de backups que garanta a sua recuperação ágil caso algo ocorrer;
• utilizar o cloud computing para garantir a adoção de fluxos de trabalho remoto;
• digitalizar os dados sempre que possível, para tornar o seu controle mais centralizado;
• adotar mecanismos de controle de acesso, evitando que documentos sejam modificados por pessoal não autorizado; e
• alinhar as regras com políticas de compliance e leis do setor.

Conforme os dados de empresas se tornam mais relevantes para os seus processos internos, a gestão de documentos passa a ter uma importância crescente para as rotinas internas. Ela dá as bases para gestores terem mais controle sobre as informações e o seu uso. Além disso, evita ataques ou problemas de compartilhamento.

Nesse contexto, a melhor forma de executar uma política de gestão de documentos inteligente e moderna é contar com o apoio da tecnologia. Digitalizar dados facilita processos de backup e controle de acesso. Assim, você pode manter o negócio funcional, sem comprometer a qualidade das suas ações a médio e longo prazo.

O backup de dados é muito importante para a gestão de documentos. Saiba como formular a sua política de backup, em nosso blog!