Com o exponencial aumento no volume e na complexidade de dados gerados a todo momento pelas empresas, se faz fundamental — e parte da rotina — contar com ferramentas de BI, que transformem esses dados em informações valiosas para todas as decisões.

Essa conversão de dados em informações e, posteriormente, em decisões e estratégias, revelam aspectos, muitas vezes ocultos, sobre as suas vendas, sobre o comportamento do consumidor e do mercado, características da concorrência, entre outros cenários internos e externos. 

Além disso, o Business Intelligence reduz os níveis e chances de erros operacionais e empresariais, melhoram a segurança dos dados e ainda permitem fazer previsões fundamentadas sobre o futuro do negócio, a fim de identificar oportunidades e ameaças.

Pensando nas principais dúvidas sobre o assunto, e para que você entenda sobre BI e suas ferramentas, acompanhe este guia que mostrará a necessidade dessa tecnologia nos negócios atuais. Acompanhe! 

O que é business Intelligence?

Business Intelligence é um conjunto de ferramentas, processos e estratégias tecnológicas utilizadas para coletar, integrar, compartilhar e analisar informações e dados nas empresas. Em razão das inovações e abordagens avançadas, esse conceito vai muito além de somente analisar números.

As ferramentas de BI já se constituem como parte do processo decisório das organizações por meio da utilização dos insights, fazendo com que o negócio ganhe maturidade de gestão e estratégias acertadas de médio e longo prazo. 

Em outras palavras, esse é um complexo de softwares e tecnologias que transformam dados brutos em significativas informações sobre os processos internos e externos.

Por meio desses recursos inovadores, é possível fazer análises e criar relatórios, gráficos, mapas e cronogramas que serão utilizados por todos na empresa. A coleta desses dados pode ser proveniente de cenários tanto internos quanto externos ao seu negócio.

Os internos são relacionados a questões administrativas, produtivas, de vendas, prazos, valores praticados, gestão financeira, eficiência de procedimentos, entre outros. Enquanto os de natureza externa estão ligados ao cenário econômico, acontecimentos políticos, concorrência, demandas de mercado, entre outros.

A inteligência comercial e utilização de tecnologias e inovações para os processos de gestão não é algo novo, apesar de que as ferramentas da atualidade são mais completas e funcionais. Ainda na década de 1960, já tomava forma um sistema de compartilhamento de informações entre as empresas.

No entanto, somente começou a ser desenvolvido e aprimorado em meados de 1980 em conjunto com a utilização de computadores e com o avanço dos chamados Direct Access Storage Device, ou DASD, que eram utilizados para armazenamento e acesso aos dados. Porém, esse processo era feito em uma realidade muito distante da tecnologia que estamos acostumados.

Mais tarde, nos anos 90, as grandes organizações passaram a utilizar Centros de Informações (CI) e com Centros de Processamento de Dados (CPD), entretanto os dados ainda não ficavam suficientemente disponíveis.

Com os avanços tecnológicos que foram desenvolvidos com o passar do tempo, entre os anos de 1992 e 1993 surgiu uma grande base de dados que revolucionou o sistema empresarial e que até hoje é um dos componentes do Business Intelligence: o Data Warehouse.

Como o Business Intelligence funciona?

Normalmente, as empresas têm uma equipe qualificada que fica responsável somente para gerenciamento das ferramentas de BI, já que alguns procedimentos são um tanto quanto complexos. Esses profissionais utilizam os recursos tecnológicos para a gestão de dados, cálculos e projeções baseadas em números reais e atualizados.

Para isso, é necessário que todas as etapas sejam bem estruturadas, planejadas e organizadas, processo esse que é chamado de Big Data Analytics ou Big Data. Após coletar, tratar, minerar e separar os dados relevantes daqueles que não serão uteis no momento serão gerados relatórios e documentos que comparem cenários, processos, possíveis ameaças e oportunidades.

Depois disso, será desenvolvida uma dashboard BI, geralmente semelhante a uma planilha, para que todos os envolvidos nos processos possam visualizar e estudar os indicadores, métricas, valores e números obtidos com as ferramentas de BI.

Após a análise dos gestores e empresários, os resultados são compartilhados com o restante da empresa, com o intuito de que possam entender os problemas, desequilíbrios e gargalos da organização.

O mais importante é que os documentos gerados sejam de fácil e claro entendimento, pois é preciso considerar que nem todos da empresa têm conhecimentos sobre análises de dados e eles precisam conseguir identificar os problemas do negócio. Portanto, deve ser utilizada uma linguagem simples e transparente.

Será a partir disso que as mudanças começarão a ser feitas, como ajustes e mudanças na gestão, implantação de novas estratégias, investimentos em novas campanhas, ferramentas e decisões que serão tomadas baseadas em dados reais e não somente em previsões e suposições.

De maneira geral, o business intelligence funciona por meio da união entre visualização de dados, análise de negócios, mineração de dados e ferramentas tecnológicas que auxiliem em todas as medidas e deliberações. Portanto, podemos categorizar o funcionamento do BI nas seguintes etapas:

• mineração de dados: uso de banco de dados, estatísticas e máquinas que identifiquem tendências de conjunto de dados relevantes;
• relatórios: compartilhamento de informações e análises das informações obtidas com os responsáveis e envolvidos nos processos, para que possam tirar conclusões e tomem decisões;
• métricas: comparação de dados e informações de desempenho em conjunto com o histórico da empresa;
• preparação de dados: compilado de fontes, dados e informações;
• análise descritiva: utilização das primeiras análises para identificar os problemas.

Afinal, qual é a importância do BI?

Utilizar as ferramentas de BI é de grande importância não somente para orientar as suas decisões e estratégias. A implantação de uma cultura orientada por dados e sistemas inovadores para coletar informações é essencial em diferentes vertentes. Conheça quais são.

Faturamento

Decisões acertadas, processos alinhados e a antecipação de riscos por meio do business intelligence permite otimizar as vendas e evitar que perca recursos financeiros importantes.

Além disso, com a utilização de indicadores, métricas e dados atualizados, terá melhor embasamento para estratégias de redução de custos e campanhas de marketing, sendo que esses aspectos interferem positivamente na demanda dos clientes e na sua imagem perante o mercado.

O resultado é a potencialização do faturamento do negócio e aumento da sua competitividade perante as organizações com processos desalinhados e ultrapassados.

Redução de custos

De nada adiantará executar tarefas com qualidade de ponta e ter procedimentos eficientes se os custos são muito altos, pois a empresa não conseguirá suportar esses gastos por muito tempo. A maturidade de gestão deve prezar por processos de qualidade, mas com a utilização dos menores recursos possíveis. 

Nesse cenário, as ferramentas de BI permitem identificar setores que estão consumindo muitos recursos financeiros, estratégias ineficientes, ações de marketing sem retorno satisfatório, investimentos sem resultados positivos, entre outros desequilíbrios que configuram gastos desnecessários.

Outra maneira influência do Business Intelligence na redução de custos das organizações é por meio de uma cadeia operacional, que utiliza poucos recursos, oferece importantes e potenciais benefícios para as suas atividades. Sem contar com a previsibilidade de crises que pode evitar episódios irreversíveis para as organizações.

Otimização de tarefas e rotinas internas

A avaliação constante de todos os setores por meio dos dados e relatórios obtidos com o BI permitem acompanhar a performance de cada atividade, colaborar e funcionamento do negócio na totalidade.

Assim, ao identificar problemas e falhas, eles são resolvidos em tempo hábil, de maneira que a rotina e os processos não sejam afetados. Além de que, haverá significativo aumento na agilidade e diminuição no tempo de execução das atividades.

O que são as ferramentas de BI?

As ferramentas de BI são os softwares utilizados para processar e captar o grande volume de dados não estruturados utilizados nos processos de Business Intelligence. Essa coleta inclui sistemas internos da empresa e externos, como documentos, registros, livros, jornais, revistas, imagens, arquivos, vídeos e e-mails.

Esses tipos de aplicativos representam um recurso utilizado pelas empresas com o objetivo de acumular dados e prepará-los para as análises que, posteriormente, se transformarão em relatórios e informações estruturadas. 

Para que elas servem?

Essas ferramentas podem ser utilizadas em um grande conjunto de softwares não somente de maneira isolada. Essa união de recursos permite que colete e migre ainda mais dados, já que alguns dos aplicativos funcionam de maneira móvel e on-line e em tempo real, outros em nuvens e alguns são direcionados para o desenvolvimento e visualização de gráficos e relatórios.

Enquanto outras ferramentas são voltadas para dashboards, ou seja, cada tipo de aplicativo é voltado para um processo e objetivo do negócio. Para cada funcionalidade e necessidades, esses sistemas, plataformas e aplicativos são categorizados em:

• autoatendimento: possibilitam que mesmo aqueles sem conhecimentos aprofundados sobre TI e mineração trabalhem com dados, pois contam com funcionalidades simples, intuitivas e ainda disponibilizam treinamentos;
• análise e relatórios guiados: disponibiliza a criação de relatórios estatísticos, painéis e dashboards, mas necessitam de uma equipe de TI para o seu gerenciamento;
• TI avançada: utilizam grandes armazenamentos de big data e auxiliam na modelagem e estruturação dos dados, além de possibilitar a execução de análises preditivas. Por isso, precisam de cientistas de dados bem treinados, pois são mais complexas de serem utilizadas.

Quais são as principais ferramentas de BI

O mercado já disponibiliza diversas opções de ferramentas de BI que disponibilizam uma grande gama de funcionalidades e que devem ser escolhidas de acordo com os propósitos das empresas. Dentro das funções de coletar, tratar, analisar, estruturar e compartilhar informações, confira quais são as mais utilizadas pelas organizações.

IBM Cognos Analytics

Uma ferramenta da IBM que era muito utilizada para processos de Business Intelligence era a IBM Watson Analytics, porém esse software não está mais disponível. Com isso, a própria empresa passou a indicar o uso da Cognos Analytics, que é uma versão melhorada da Watson.

Com a Cognos você consegue identificar insights desconhecidos e ocultos nos dados coletados para que possa potencializar os seus resultados empresariais. Essa é uma ferramenta de BI que faz as suas análises baseadas em cloud, de maneira que tanto a visualização quanto o tratamento e compartilhamento desses insights se torne mais fácil e armazenados na nuvem.

As principais funcionalidades são:

• desenvolvimento de relatórios de alta performance que podem ser compartilhados com qualquer pessoa;
• identificação e compartilhamento de insights;
• criação de painéis com recomendações da Inteligência Artificial;
• assistente de Inteligência Artificial para que faça perguntas e obtenha respostas fáceis em uma linguagem simples;
• controle de acesso e governança de dados;
• utilização de machine learning para descobrir a origem dos dados coletados;
• importação de dados e informações para planilhas, cloud e bancos de dados.

Microsoft Power BI

A Microsoft, que é uma gigante organização de tecnologia e informática, tem como uma de suas principais ferramentas de BI a Microsoft Power BI. O destaque desse software é a possibilidade de integrar as fontes de dados de uma empresa — por exemplo, as redes sociais, planilhas, outros sistemas utilizados e até mesmo os aplicativos na nuvem.

A promessa da empresa é que, com essa ferramenta, você consiga conduzir melhor as decisões do seu negócio. Por meia dela, é possível implantar a cultura orientada por dados e processos que sejam confiáveis. 

Com a integração e unificação das fontes a sua equipe poderá desenvolver dashboards interativos que fornecem insights para os seus resultados, sendo que isso pode ser feito em desktop, smartphones e tablets.

Além da integração, as principais funcionalidades da ferramenta Power BI são:

• proteção de dados: tenha acesso às funções de confidencialidade, prevenção de perdas e fraudes, mantenha os seus dados seguros e somente libere o acesso para as pessoas selecionadas, mesmo após a exportação;
• obtenção de resultados sólidos: além de encontrar e compartilhar insights, terá acesso a funcionalidades de AI, interação com Excel e tratamentos de dados personalizados e pré-criados;
• análise de autoatendimento: simplifica, reduz custos e ameaçadas de suas soluções tecnológicas.

Google Data Studio

Também existem ferramentas do Google voltadas para o Business Intelligence. A principal delas é a Google Data Studio, que ainda é um dos raros softwares disponíveis de maneira gratuita. Para desenvolver um dashboard personalizável, o Data Studio integra os dados do Google com outras ferramentas, como AdWords, Trends e Sheets.

Com isso, é possível que crie até cinco relatórios sem limites para compartilhamento e edição. Além de ser gratuita, basta ter uma conta no Gmail para começar a utilizar as suas funcionalidades. 

Tableau

Tableau também está entre as ferramentas de BI mais utilizadas pelas empresas que querem ter uma gestão orientada por dados e trabalhar com insights, principalmente porque ela é bastante simples e intuitiva.

O software fornece funcionalidades tanto para analistas individuais quanto para equipes e grandes organizações, sendo que é possível criar fontes de dados, dashboards, publicar e compartilhar as informações dos dados.

O seu funcionamento se dá por uma plataforma de análise que pode ser utilizada em dispositivos móveis, navegadores e computadores. Além da compatibilidade e integração de outros arquivos da sua empresa, o Tableau conecta outras aplicações, como o banco de dados Structured Query Language (SQL).

BIRT

Entre as ferramentas de Business Intelligence essa é uma das que utilizam um código aberto para que você possa fazer personalizações e modificações na plataforma para atender as necessidades e características da sua empresa, ou seja, é um sistema open source.

Com isso, a sua equipe de TI consegue modificar todos os recursos e você não precisa ficar preso à configurações de padrões. Entretanto, é preciso ter em mente que não é possível contar com uma equipe de suporte disponibilizada pelos desenvolvedores da ferramenta.

Por que usá-las na sua empresa?

As ferramentas de BI agregam benefícios para todos os setores e atividades de um negócio. Afinal, como conhecer a performance, as oportunidades, ameaças e resultados da sua empresa sem contar com uma tecnologia que colete e estruture dados para transformá-los em informações para as suas decisões?

Em outras palavras, as ferramentas de BI não são somente importantes, mas essenciais para transformar o seu fluxo de dados gerenciável, de maneira que essa desordenação se torne em informações estruturadas e utilizáveis. Isso porque não basta coletar, é necessário transformar os dados em algo devidamente ordenado e acionável.

Além disso, podemos destacar outros bons motivos e verdadeira necessidade de investir e utilizar essas ferramentas. Veja só.

Integração de dados

Por meio das ferramentas de BI é possível integrar todos os dados e informações de uma empresa em um único sistema. Essa visão e gerenciamento sistêmico, e não uma abordagem isolada dos setores, permite que enxergue os resultados e problemas como um todo.

Por exemplo, o setor financeiro deve ter acesso não somente às atividades do fluxo de caixa, mas também do departamento de vendas, de marketing, de compras e de negociações, para que assim possa fazer um planejamento pensando em todos esses processos.

Informações em tempo real

De nada adiantará conseguir coletar dados se eles não estão atualizados. As ferramentas de Bi permitem que tenha acesso às informações em tempo real e que possa acessar relatórios diariamente para orientar a evolução das estratégias, investimentos, planejamento financeiro, entre outros. Assim, saberá para onde a sua atenção precisa estar voltada.

Segurança

O vazamento de dados e o acesso de terceiros à informações valiosas e sigilosas das organizações representa um problema grave de segurança que pode gerar problemas irreversíveis, sem contar os erros que podem ser cometidos ao utilizar somente planilhas de Excel.

Esse problema é consideravelmente reduzido e controlado quando de conta com recursos de Business Intelligence, já que a estruturação de dados, relatórios e dashboards precisam de chaves de acesso e contam com tecnologias avançadas para manter a segurança de tudo que é gerado.

Como implementar as ferramentas de BI na empresa?

Antes de pensar nas etapas de implantação, você precisa considerar alguns aspectos para certificar-se de que está investindo em uma boa ferramenta. O primeiro critério que precisava avaliar é a velocidade do software, pois a intenção é que ter acesso em tempo real e com alta capacidade de processamento de dados.

Depois, é necessário pesquisar sobre ferramentas que sejam estáveis, já que não queremos uma plataforma ou aplicativo que apresente problemas técnicos e de conectividade durante a sua busca por informações.

Além disso, a facilidade de também deve ser considerada, principalmente se a sua empresa não conta com uma equipe altamente qualificada em TI. Então, veja se os responsáveis pelo gerenciamento desses recursos saberão utilizá-los.

Vale ressaltar que muitas empresas cometem falhas na escolha do sistema, pois revelam somente o preço da tecnologia. Entretanto, isso pode fazer com que a ferramenta seja insuficiente para a complexidade da sua empresa e apresentar muitas falhas. Para não correr esse risco, atente para o custo-benefício do investimento que fará.

Para começar o processo de implantação do Business Intelligence e das ferramentas, é necessário começar pela estruturação dos Indicadores de Desempenho, ou Key Performance Indicators (KPIs), que serão utilizados para revelar os números e a performance da sua empresa.

Podem ser utilizados vários tipos de KPIs, como atendimento ao cliente, vendas, ferramentas que mensuram as suas campanhas de marketing ou qualquer outro aspecto que precisa ser medido. Para isso, precisará selecionar uma equipe ou pessoas responsáveis por departamento e aquelas que ficarão encarregadas dos relatórios, tabelas e painéis.

Por fim, promova o engajamento de toda a organização no novo modelo de gerenciar e coletar informações, pois todos os colaboradores precisam entender a nova rotina de compartilhamento de informações, coleta de dados e novos embasamentos para tomar decisões. Dessa maneira, é possível reduzir os riscos de desequilíbrios e gargalos nos processos operacionais.

Normalmente, esse processo de implantação dura, em média, seis meses. Esse período considera desde a instalação das ferramentas de BI até a realização de treinamentos e testes para verificar se há necessidade de ajustes na equipe, sistemas ou estrutura da empresa.

As ferramentas de BI precisam ser vistas como um recurso tecnológico utilizado para otimizar e potencializar todos os processos, estratégias e performance de uma empresa. O Business Intelligence não é somente uma tendência, mas uma realidade na maneira de gerenciar organizações com base em dados fundamentados e atualizados, sendo esse um fator decisivo na performance dos negócios.

Viu como as ferramentas inovadoras e o BI são mais do que sistemas e relatórios? Agora, compartilhe este guia nas suas redes sociais e apresente essa realidade tecnológica para outros gestores.