Com a transformação digital, os dados ganharam um papel cada vez mais determinante na gestão das empresas. Uma boa análise, feita com uma ferramenta de qualidade, pode gerar insights preciosos para alavancar os negócios. Para que isso seja possível, é importante realizar a organização dos dados — porém, é preciso investir nas ferramentas certas.

A boa gestão dos dados permite aos gestores tomar as melhores decisões, fazer cálculos de riscos, melhorar os processos, entender como os clientes estão recebendo determinado produto ou serviço e fazer um mapeamento do mercado, entre outras possibilidades.

Neste post, entenda melhor a importância da organização dos dados — visando extrair o máximo de valor deles — e como começar a organizá-los. Confira!

Por que é importante manter os dados organizados?

Podemos destacar dois motivos principais para a organização dos dados: a otimização da gestão e a obtenção de insights.

O primeiro motivo é simples e cobrado desde os tempos dos arquivos de metal, cheios de papéis: nenhuma empresa sobrevive sem organização. Se um profissional, cliente ou parceiro precisa de um documento, se bem organizado, ele poderá ser encontrado facilmente.

Se o arquivo — seja ele digital ou físico — estiver bagunçado, essa procura pode durar dias. Em casos extremos, tal informação poderá nunca ser encontrada no meio da bagunça.

O outro motivo para manter os dados organizados tem a ver com a transformação digital, com a computação em nuvem e com as ferramentas de estruturação de dados: é a obtenção de insights, que pode mudar uma empresa de patamar, uma vez que oferece uma gama de possibilidades de análises de informações internas e externas.

Como organizar melhor os dados da empresa?

Para você que ainda não achou o melhor caminho para organizar e integrar os dados de sua empresa, veja algumas dicas para dar os primeiros passos!

Elimine os papéis

Já não faz mais sentido acumular papéis a longo prazo ou de forma permanente, uma vez que o seu objetivo é a integração dos dados. Além de aumentar o espaço físico, a prática de digitalizar os documentos importantes evita perdas, extravios ou danos, e ainda permite uma análise comparada a outros arquivos produzidos digitalmente.

Faça backups

A organização dos dados demanda segurança, e, para isso, é primordial que a empresa mantenha um backup dos arquivos — preferencialmente, na nuvem. Ao contratar esse serviço de um provedor de qualidade, você passa a contar com a redundância, garantindo a integridade das informações e o fácil acesso.

Além disso, ao utilizar um backup de suites completas, como o G Suite do Google, a empresa pode utilizar o recurso de salvamento automático de arquivos a cada modificação, o que agiliza bastante o processo.

Utilize softwares integrados

A integração promove a centralização dos dados, o que é essencial para quem quer manter as informações organizadas. No tópico anterior, mencionamos o G Suite, uma solução que oferece uma série de softwares integrados e que compartilham o mesmo armazenamento.

Todos os documentos que forem produzidos no aplicativo de edição de textos, de planilhas ou de criação de formulários, assim como em anexos de e-mail, imagens e outros, são salvos automaticamente no Google Drive e podem ser organizados de várias formas. Além disso, é possível criar pastas e compartilhá-las online.

Esperamos que, após a leitura deste texto, você tenha entendido a importância da organização de dados para a obtenção de insights. Se não sabe por onde começar, aproveite para seguir o nosso passo a passo inicial para integrar as informações.

E aí? Preparado para organizar melhor os dados do seu negócio? Então, entenda por que a sua empresa deve investir no G Suite hoje mesmo!