A metodologia lean é um modelo de trabalho que visa tornar empresas mais dinâmicas e com processos enxutos. Em outras palavras, mais eficientes e com maior valor agregado, utilizando-se de poucos recursos e menores custos de produção. Dessa forma, ela procura maximizar o valor ao cliente enquanto minimiza o desperdício.

O conceito é uma vertente do Sistema Toyota de Produção, desenvolvido por Taiichi Ohno após a Segunda Guerra Mundial. Ele foi propagado mundialmente como Lean Manufacturing com o lançamento do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, de James Womack.

A versatilidade do mercado de tecnologia, sua alta competitividade e a busca constante por uma estrutura enxuta, que evidencia produtividade sem comprometer investimentos, motiva a aplicação da metodologia lean. Ela pode ser feita por meio de ferramentas como Kanban, Canvas, ITIL e Customer Development.

Este post tem o objetivo apresentar o conceito e as ferramentas da metodologia lean, aplicada ao setor de desenvolvimento de TI. Confira!

Pilares da metodologia lean

• processos devem ser simples e especificados por conteúdo, workflow (fluxo de trabalho) e resultado;
• a relação com stakeholders deve ser direta;
• toda melhoria deve ser coordenada entre todos os níveis organizacionais.

Ações para implementar a metodologia lean no setor de TI

Faça um mapeamento de processos com ITIL

Por meio do ITIL, Information Technology Infrastructure Library, é possível mapear processos:

• delimite objetivos, início e fim;
• defina técnicos da equipe de trabalho e suas responsabilidades;
• estabeleça métricas para mensurar resultados e embasar próximos projetos;
• demarque prazos de entrega;
• identifique possíveis gargalos, que evidenciam desperdício, inclusive de tempo;
• monitore o fluxo de trabalho e maximize resultados com ações cíclicas;
• recomece um novo processo caso surjam problemas.

Enxugue a estrutura com o Canvas

Essa ferramenta permite montar um modelo de negócio que considera a influência de variáveis na criação de valor para os clientes. Num Service Desk, por exemplo, o modelo consistiria em:

• parceiros de negócio: desenvolvedores de sistemas, técnicos;
• atividade central: atender chamados de TI relacionados ao uso do software;
• recursos: dados do sistema principal, telefone, e-mail;
• relacionamento com clientes: manter índices de satisfação com altas taxas de resolução no primeiro chamado e baixas taxas de TMA (Tempo Médio de Atendimento);
• segmento: suporte de CRM (Customer Relationship Management);
• estrutura de custos: estrutura compartilhada pelo setor de vendas de softwares (os custos são rateados);
• fonte de receita: ticket por atendimento, hora de suporte.

Teste variáveis com o Customer Development

Esse desenvolvimento de clientes consiste em avaliar o feedback recebido pelos usuários, a fim de melhorar aspectos do serviço. No caso do Service Desk, poderia auxiliar na estratégia de formação de preços, potencializar a eficácia em canais de atendimento e a manutenção de níveis de satisfação.

Adote o desenvolvimento ágil com Kanban

Agilidade impulsiona eficiência, mas não deve justificar desperdício de recursos. A forma mais prática de compartilhar processos é por meio do Kanban, ferramenta que permite visualizar todo o fluxo de trabalho e seus agentes.

Novamente no exemplo do Service Desk, o Kanban é capaz de melhorar a classificação dos incidentes de TI, alocar os tickets para seus respectivos técnicos e permitir o acompanhamento dos atendimentos.

Assim, por meio da utilização de todas essas ferramentas, é possível visualizar atrasos, identificar gargalos que apontam desperdício do recurso tempo, atrapalham o andamento dos processos e descaracterizam todo o conceito de produtividade implementado com a metodologia lean.

Conseguiu visualizar a estrutura do seu negócio dentro da metodologia lean? Que tal enriquecer nossa discussão comentando aqui embaixo sobre a sua experiência de implementação?