O e-mail corporativo é uma ferramenta das organizações para que os colaboradores possam interagir com clientes, fornecedores e colegas de trabalho. A empresa responde juridicamente pelo que é compartilhado por seus funcionários nesse recurso, por isso é muito importante que a equipe saiba utilizá-lo.

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Estar informado e não escrever com pressa são a chave para evitar erros em e-mail corporativo. Ficou interessado? Leia nosso post e saiba mais como evitar falhas no correio eletrônico da empresa!

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Não use o e-mail corporativo para fins pessoais

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O empregador pode fiscalizar os conteúdos que são trocados no e-mail da corporação, inclusive isso é recomendado, pois a imagem da empresa está em jogo. O funcionário não tem direito à privacidade com o correio eletrônico da organização.

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Nunca o utilize para cuidar de assuntos pessoais, familiares e acadêmicos. Lembre-se de que o mau uso dessa ferramenta pode resultar em problemas na empresa, advertências e até em demissão por justa causa em casos mais graves.

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Evite abreviações e gírias da internet

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Não use expressões da internet como “vc”, “tbm”, “OMG” , “fikar” no e-mail corporativo, pois isso denota informalidade e até ignorância. O uso de emoticons também deve ser evitado, pois não é muito profissional, a não ser que o interlocutor os utilize com você.

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Muitas vezes, as pessoas escrevem com pressa e acabam colocando expressões inadequadas no corpo do e-mail. É importante ser cuidadoso, porque utilizando um correio eletrônico corporativo você está sendo um representante da empresa. Além disso, evite jargão e siglas específicas da organização, pois isso pode trazer dúvidas para os destinatários e tornar a mensagem pouco clara.

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Evite erros de ortografia

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Frases sem pontuação, sem letra maiúscula em nomes ou no início de frases e falta de concordância são erros comuns nos correios eletrônicos e redes sociais. No e-mail corporativo, é preciso estar atento a esses detalhes.

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A atenção à gramática traz uma imagem de cuidado e educação por parte do profissional e da empresa. Além disso, esteja atento para as exclamações. Elas podem passar a impressão de rispidez ou impaciência. Dê preferência a utilizá-las somente em saudações.

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Não escreva em caixa alta

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O e-mail não conta com o tom de voz, que orienta muito nossa postura na conversa cotidiana. Por isso, é importante ter o cuidado de não escrever em caixa alta (em letras maiúsculas), pois pode haver a impressão de que há raiva, impaciência, reprovação no discurso ou de que você está gritando.

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Se precisar chamar a atenção para um detalhe, experimente colocar em negrito, itálico ou em realce colorido, usando esses recursos de forma moderada.

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Evite erros em e-mail corporativo com a formalidade

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Pense bem para quem se destina o e-mail e que tipo de tema está sendo tratado, para adequar a mensagem ao contexto. É preciso mais polidez para lidar com clientes, superiores e colegas de trabalho.

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Para chefes e clientes, as expressões “prezado(a) senhor(a)” ou “caro(a)” podem ser bem adequadas para começar a apresentar o conteúdo, por exemplo. Esteja atento também à despedida. O “atenciosamente” ou um agradecimento são expressões mais formais, que caem bem no contexto de trabalho. Reserve “beijos” e “abraços” para mensagens pessoais. No e-mail corporativo, é importante que haja uma assinatura do profissional, com nome, contato e endereço da empresa.

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O e-mail corporativo é uma ferramenta muito importante para a organização, pois ele abre os canais de comunicação de forma simples e agiliza os procedimentos nos negócios. Entretanto, o uso dessa ferramenta demanda muito cuidado, já que a imagem da empresa é afetada pelo conteúdo das mensagens.

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Além da atenção com o nível de formalidade, ortografia, evitação de “caixa alta” e gírias da internet, é importante que o e-mail corporativo não seja utilizado para fins pessoais. As empresas devem ter o cuidado de instruir seus colaboradores sobre o uso adequado e para que não ocorram erros em e-mail corporativo.

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E então, gostou de saber um pouco mais sobre como evitar falhas no correio eletrônico da organização? Deixe o seu comentário!