Dúvidas sobre e-mail corporativo? Está no lugar certo! Neste artigo você vai descobrir, o que é, quais as vantagens e como criar um e-mail corporativo. Confira!

Os e-mails corporativos são aqueles que possuem domínio próprio, geralmente utilizando o nome da empresa em seu endereço. Enquanto os e-mails pessoais, usam serviços gratuitos do Gmail e Outlook, por exemplo. E, por isso, carregam o nome dos seus servidores após o @. Mas se você pensa que agora já sabe a diferença entre um e outro, precisamos avisar: essa é apenas “a ponta do iceberg”.

Entender as diferenças menos óbvias entre o e-mail corporativo e o e-mail pessoal é essencial para a gestão das informações da sua empresa. Ainda mais dentro do contexto da nova Lei Geral de Proteção dos Dados, LGPD, que exige que as organizações sejam cada vez mais cautelosas no compartilhamento e armazenamento de dados.

Por isso, neste artigo vamos nos aprofundar nas diferenças, que vão muito além do endereço do e-mail. Aqui você vai encontrar:

Direto ao ponto! Esse é um menu interativo, se você quiser ir direto a algum dos tópicos, basta clicar sobre o título. 

O que é o e-mail corporativo

Vantagens do e-mail corporativo

Porque não usar servidor de e-mail gratuito

Como criar um e-mail corporativo

E-mail corporativo do Google

Como usar o e-mail corporativo do Gmail

O QUE É UM E-MAIL CORPORATIVO

Diferente do e-mail pessoal, que geralmente é fornecido gratuitamente por diferentes provedores, o e-mail corporativo é pago. Isso porque ele é um serviço desenvolvido para atender necessidades específicas do meio corporativo. Razão pela qual ele pode oferecer benefícios que a versão pessoal / grátis não possui. Tais como:

• Domínio personalizado: como citamos no começo do texto, o e-mail corporativo permite a personalização do endereço digital. Por exemplo: “nome-do-colaborador@nome-da-empresa.com.br”;
• Veículo de comunicação oficial: o e-mail corporativo também garante mais controle sobre quem fala em nome da marca, já que permite o gerenciamento de usuários, ou seja, quem tem ou não acesso;
• Controle centralizado das informações: a troca de dados e informações, passa a ser da empresa e não propriedade do dono do e-mail (como na versão pessoal). Facilitando até mesmo a adequação a LGPD;
• Maior segurança: na versão corporativa, você pode fazer backup de todos os e-mails. Armazenando com segurança e de forma centralizada todas as informações trocadas pelos colaboradores;
• Mais produtividade: com todos os integrantes da empresa usando um mesmo servidor de e-mail, é mais fácil compartilhar contatos e agendas;

Essas funcionalidades trazem diversas vantagens, falaremos de algumas delas a seguir.

VANTAGENS DO E-MAIL CORPORATIVO

Adotar um endereço exclusivo e personalizado pode trazer muitos benefícios para a marca. Conheça os principais a seguir:

• Credibilidade

Sabemos que as impressões subjetivas fazem toda a diferença na construção de parcerias, e na contratação de fornecedores e prestadores de serviços, não é mesmo?

Nesse contexto, a imagem transmitida por uma conta profissional possui muito mais credibilidade — construindo uma imagem de seriedade, comprometimento e qualidade para a empresa, e estabelecendo-a como uma organização de atuação séria e presença no mercado.

Isso sem falar na facilidade de memorização do seu endereço: diferentemente de um servidor de e-mail pessoal, o seu cliente ou parceiro só precisará se lembrar do nome da sua empresa.

• Organização

Aqui, é relevante também destacar a facilidade de organização da informação proporcionada pelo e-mail corporativo.

Isso porque, em uma conta de e-mail que trate somente de assuntos da empresa, fica muito mais simples distribuir as informações em pastas temáticas — o que posteriormente torna os processos de busca pelos dados e arquivos muito mais eficaz, seja ele feito pelo próprio dono da conta ou por terceiros, em caso de férias ou afastamento. 

• Controle e segurança

Como o e-mail corporativo é uma propriedade da empresa, é permitido — e desejável — que as informações que circulam por ali sejam acompanhadas pelos gestores, de modo a garantir que a imagem da instituição seja sempre trabalhada de forma positiva.

Esse tipo de conta também permite um acompanhamento mais próximo e cuidadoso das empresas de tecnologia, que auxiliam as organizações nos processos de segurança contra invasões e transmissões de vírus.

PORQUE NÃO USAR SERVIDOR DE E-MAIL GRATUITO

Por outro lado, o uso do e-mail pessoal no ambiente corporativo pode trazer grandes prejuízos, como:

• Falta de credibilidade: seja entre possíveis parceiros ou até mesmo clientes;
• Perda de informações importantes: em e-mails pessoais, como já falamos, informações trocadas e contatos são de propriedade do dono do e-mail. Isso significa que a saída de um colaborador, pode ser também a perda de dados e contatos valiosos;
• Sem garantia de disponibilidade: por mais que seja difícil acontecer, se o provedor gratuito sair do ar, você não terá como reclamar. O que para o lado pessoal pode ser apenas um contratempo, para uma empresa pode significar muitos danos financeiros, como perdas de vendas e de horas de trabalho;
• Falta de segurança: dependendo do provedor gratuito que você use, não há como garantir que seus dados não estejam sendo lidos e vendidos, ou que não ocorra um vazamento; 

Convencido da importância do e-mail corporativo, mas não sabe por onde começar? É sobre isso que vamos falar a seguir.

COMO CRIAR UM E-MAIL CORPORATIVO

Para criar um sistema de e-mail, você vai precisar minimamente de dois componentes: um servidor DNS e um servidor de e-mail. O servidor DNS é o responsável por redirecionar os e-mails para nosso servidor de e-mail, que por sua vez, irá tratar a mensagem e enviar a quem cuida da caixa postal. Garantindo que ninguém leia a sua mensagem, a não ser o destinatário. A partir daí é possível começar a configurar as regras de gestão de usuários.

Se optar por esse modelo de implantação do e-mail corporativo, você precisará criar toda a infraestrutura para acomodar os servidores, como a climatização do ambiente, para não superaquecer os componentes, por exemplo. Além é claro, de adquirir os dois tipos de servidores, caso ainda não os possua. E contratar mão de obra especializada para a implantação e manutenção do sistema.

Outra alternativa, é contratar serviços de e-mail corporativo terceirizados, que já possuem toda a infraestrutura necessária. E ainda podem oferecer outras vantagens, como é o caso do e-mail corporativo do Google. Sobre ele, vamos falar mais no próximo tópico. 

E-MAIL CORPORATIVO DO GOOGLE

Algumas pessoas ainda não sabem, mas o Gmail vai além da sua versão gratuita. O e-mail corporativo do Google faz parte do pacote G Suite, portanto é um servidor de e-mail na nuvem. Isso significa que o seu sistema de serviço de e-mail fica alocado nos data centers do Google — com toda sua infraestrutura de ponta e rígidas rotinas de segurança — e você o acessa via internet.

Uma das principais vantagens do modelo em nuvem é a mobilidade, que permite você acessar a caixa de entrada de diferentes dispositivos, em qualquer horário e local, bastando apenas ter acesso à internet. Atendendo dessa forma, a necessidade de agilidade nas respostas e trabalho remoto, já tão comum em diversas empresas.

Na versão corporativa, o Gmail também não exibe anúncios na caixa de entrada, favorecendo o foco e a produtividade. Entre outros recursos, que incluem:

• E-mail personalizado (@suaempresa.com);
• Endereços de e-mail de grupo ilimitados;
• 99,9% de tempo de disponibilidade garantido;
• Acesso off-line: você consegue ler e escrever e-mails, mesmo sem estar conectado. As mensagens são enviadas automaticamente quando a conexão é restabelecida;
• O dobro do armazenamento do Gmail pessoal;
• Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana;

Outro grande benefício do e-mail corporativo do Google, é a proteção de dados personalizável. Através do Cloud Identity, os administradores de TI, podem centralizar o gerenciamento das contas em um único painel, que simplifica a autenticação, a proteção de recursos e o controle operacional. Otimizando, dessa forma, a gestão de dados e adequação às regras da LGPD. 

COMO USAR O E-MAIL CORPORATIVO DO GMAIL

Para usar o e-mail corporativo do Google, antes de mais nada, você precisa adquirir uma licença. O licenciamento é a forma como o Google comercializa o acesso a seus produtos. Por fazer parte do pacote G Suite (como adiantamos no tópico anterior), para ter um Gmail corporativo é preciso ter uma licença do G Suite.

As licenças são individuais, elas podem ser usadas para acessar mais de um serviço Google, entretanto, não podem ser compartilhadas por mais de um usuário. Mesmo que esses não utilizem todos os serviços a que ela dá direito.

Resolvidas as questões contratuais, já é possível iniciar a gestão de usuários com a distribuição dos acessos aos novos e-mails corporativos. Para empresas que já possuem uma estrutura de e-mail, seja em servidores gratuitos ou outros serviços pagos, é possível fazer a migração. 

As ferramentas de migração do G Suite estão disponíveis para importar e-mails antigos de ambientes legados, como o Microsoft®, IBM® Notes® e outros sistemas de e-mail. 

Em ambos os casos, seja para o licenciamento ou a migração de e-mails, a IPNET pode ajudar! Parceira Google desde 2008, foi eleita em 2019 como a melhor parceira de serviços Google Cloud na América Latina. E conta com profundo conhecimento em suas soluções.

Depois deste artigo ficou fácil perceber como o e-mail corporativo é uma ferramenta essencial, tanto em empresas de pequeno como de grande porte. E você, conhece mais alguma dica ou boa prática a ser adotada na utilização desse recurso? Deixe seu comentário e entre para a conversa!